Guide pratique · Créateurs
Comment contacter un hôtel pour une collaboration UGC ?
Pour contacter un hôtel en tant que créateur UGC, partez d’un besoin visible de l’établissement. Adressez une proposition courte au bon interlocuteur : livrables, exemples de travail, dates et budget ou échange envisagé. L’objectif du premier message est de vérifier un intérêt, pas d’obtenir des nuitées gratuites sans brief.
Par la rédaction Séjournée · Mis à jour et sources vérifiées le
À retenir
- Cherchez un besoin concret avant une adresse e-mail.
- Distinguez création de fichiers et publication sur votre compte.
- Un accord de principe ne remplace pas un périmètre de travail précis.
Identifier un établissement avec un besoin cohérent
Un portfolio de villas lumineuses ne répond pas forcément au besoin d’un hôtel d’affaires. Regardez le site, les catégories de chambres, les services ouverts et les publications récentes. Formulez une idée que vous pouvez réellement produire, sans affirmer connaître les résultats marketing de l’hôtel.
Choisir un angle.
Par exemple : montrer l’arrivée depuis la gare, expliquer la différence entre deux chambres ou filmer un petit-déjeuner. Une observation précise vaut mieux qu’un compliment interchangeable.
Vérifier la faisabilité.
Distance, transport, accès aux espaces, saison, météo et budget comptent. Une basse saison peut faciliter le tournage, mais ne convient pas si le sujet dépend d’une piscine fermée.
Préparer les preuves pertinentes.
Sélectionnez deux ou trois réalisations proches du brief. Identifiez clairement vos projets personnels et vos travaux commandés. Ne présentez pas une démonstration comme une campagne client.
Trouver le contact sans démarchage à l’aveugle
Commencez par la page contact, l’espace presse ou le service marketing indiqué sur le site officiel. Dans une petite structure, la direction peut traiter la demande. Pour un groupe, demandez si la décision se prend au niveau de l’hôtel ou de la marque.
Utiliser les réseaux pour orienter la demande.
LinkedIn peut aider à identifier une fonction. Un DM Instagram peut servir à demander le canal adapté. Aucun de ces canaux n’est intrinsèquement mauvais : évitez surtout de multiplier les messages aux mêmes équipes.
Respecter le cadre de la prospection.
En France, la CNIL encadre les e-mails B2B : sollicitation liée à la profession du destinataire, information sur l’usage de ses données et opposition simple. Identifiez-vous, indiquez l’origine du contact lorsque nécessaire et respectez tout refus.
CNIL : règles de la prospection électronique professionnelle
Écrire une proposition qui permet de décider
Gardez le premier e-mail lisible sur mobile. Le destinataire doit comprendre ce que vous proposez et quelle réponse vous attendez, sans ouvrir plusieurs pièces jointes.
Un objet précis.
Mentionnez le nom du lieu et l’idée de contenu. « Proposition de vidéos sur votre expérience petit-déjeuner » explique mieux le sujet qu’un simple « partenariat ».
Un périmètre de départ.
Indiquez quantité, durée indicative, format, délai et usages envisagés. Si une publication sur votre compte est proposée, séparez-la de la livraison des fichiers.
Une contrepartie lisible.
Annoncez votre budget ou précisez que le devis dépend du brief. Pour un échange, détaillez les nuitées, repas et déplacements demandés. Ne présentez pas une chambre comme un coût nul pour l’hôtel.
Relancer, puis cadrer l’accord
Vous pouvez prévoir une relance courte après environ une semaine, selon la saison et l’urgence du projet. C’est un repère d’organisation, pas une statistique de conversion. Si le contact refuse, arrêtez la sollicitation. S’il ne répond pas, ne transformez pas le suivi en séquence insistante.
Un suivi utile.
Notez le lieu, la source du contact, la date d’envoi, la réponse et la prochaine action. Une précision nouvelle sur vos disponibilités peut être plus utile qu’une copie du premier message.
Avant de réserver le transport.
Faites confirmer le brief, la contrepartie, les droits, les retouches, les échéances et les conditions d’annulation. Des messages peuvent prouver des échanges ; leur existence ne garantit pas que toutes les conditions nécessaires sont réglées.
Exemple fictif : un premier e-mail à adapter
Objet : [Nom de l’hôtel] · proposition de vidéos sur [expérience précise]
Bonjour [Prénom], je crée des vidéos de voyage pour les canaux des établissements. J’ai remarqué [observation vérifiable]. Je vous propose une série consacrée à [angle], avec [nombre et formats] et une livraison à [échéance à convenir]. Voici deux exemples de mon travail : [liens].
Je serai disponible [dates]. Ma proposition prévoit [honoraires ou nuitées et prestations demandées], avec [usages et durée envisagés] à confirmer dans un accord écrit. La publication sur mon propre compte [est incluse / ne l’est pas]. Êtes-vous la bonne personne pour en discuter ?
Vous pouvez me répondre si vous ne souhaitez pas recevoir de nouvelle proposition. [Nom professionnel, site et coordonnées].
Ce texte est une trame commerciale, pas une notice RGPD complète. Adaptez l’information sur les données à la façon dont vous avez obtenu et utilisez le contact.
On vous répond
Questions fréquentes
Faut-il beaucoup d’abonnés pour contacter un hôtel ?
Pas pour une mission limitée à la création de fichiers. Le portfolio et la capacité à respecter le brief sont déterminants. Si l’hôtel achète aussi une publication sur votre compte, votre audience devient un critère distinct.
Peut-on envoyer un DM Instagram ?
Oui, notamment pour demander le bon contact. Vérifiez le canal préféré de l’établissement et évitez les doublons entre e-mail, téléphone et messages privés.
Faut-il donner un prix dès le premier message ?
Donnez un montant si le périmètre est défini, ou annoncez clairement qu’un devis suivra le brief. Pour du troc, précisez les prestations demandées et ce que vous livrerez.
Que faire sans réponse ?
Une relance mesurée peut suffire à vérifier que la proposition est arrivée. Aucun délai ne garantit une réponse. Respectez les refus et concentrez ensuite votre recherche sur d’autres projets pertinents.
Sources et méthode
Les références étayent les points identifiés dans le guide. Nos checklists et exemples fictifs sont des outils éditoriaux, pas des témoignages clients ni des résultats de campagne mesurés.
- CNIL : prospection par courrier électronique
Source officielle pour le cadre français B2B. Les conseils de rédaction et le message type sont notre méthode éditoriale.