Guide pratique · Hôtellerie
Comment préparer votre hôtel pour une collaboration UGC ?
Par la rédaction Séjournée · Sources vérifiées le · Mis à jour le · Publié le
Préparer un hôtel pour une collaboration UGC consiste à rendre le brief réalisable sans perturber le séjour des clients. Il faut une chambre prête, des accès confirmés, un référent et des règles de tournage connues par l’équipe.
Le créateur peut gérer la prise de vue. Il ne peut pas deviner qu’une terrasse sera privatisée, qu’un spa exige une réservation ou qu’une chambre montrée dans le brief n’est plus disponible.
La préparation côté établissement évite que le séjour commence par une succession d’improvisations.
Une semaine avant : rendre le programme réaliste
Ce repère est une suggestion d’organisation, pas un délai imposé.
Relisez le brief avec la réception, les étages et les responsables des services filmés. Vérifiez chaque scène importante :
- l’espace sera-t-il accessible ?
- à quelle heure est-il le plus simple à filmer ?
- qui ouvre ou prépare le lieu ?
- des clients risquent-ils d’être reconnaissables ?
- que fait-on si la scène devient impossible ?
Désignez un référent et un remplaçant. Le numéro du standard seul n’est pas une organisation de tournage.
Préparez une fiche opérationnelle
| Élément | À confirmer | Responsable à désigner |
|---|---|---|
| Chambre | Catégorie réelle, état et disponibilité | Réception et étages |
| Restaurant | Horaire, plats prévus, accès | Responsable restauration |
| Spa ou piscine | Créneau, fréquentation, règles | Responsable de l’espace |
| Accueil | Arrivée, stationnement, bagages | Réception |
| Personnel filmé | Participation et autorisations | Direction ou référent |
| Imprévus | Solution intérieure ou report | Référent de la collaboration |
Partagez une version courte avec le créateur. Gardez les informations confidentielles de l’hôtel dans vos outils internes : pas de liste de clients ni de code d’accès général dans un document largement partagé.
Préparez la chambre sans déformer l’expérience
Le ménage doit être terminé avant le créneau, et les éléments prévus au brief doivent être présents.
Faites un contrôle simple : literie, traces sur les miroirs, éclairages, rideaux, télécommande, objets personnels et poubelles. Vérifiez aussi les bruits qui pourraient gêner une voix enregistrée.
Ne transformez pas artificiellement une chambre en une prestation qui n’existe pas à la réservation. Si une mise en scène utilise un service payant ou une catégorie particulière, la communication devra le préciser.
L’objectif est de montrer votre offre dans de bonnes conditions, pas d’en inventer une autre.
Prévenez l’équipe et protégez les clients
Expliquez ce qui sera tourné et ce qui ne le sera pas. Un collaborateur ne doit pas découvrir sa participation lorsqu’une caméra arrive devant lui.
Évitez les zones fréquentées si vous n’avez pas organisé les autorisations. Soyez particulièrement attentif aux enfants, aux conversations audibles et aux écrans de réception.
Le guide Service Public sur le droit à l’image constitue un repère pour les personnes reconnaissables. Les cas sensibles doivent être validés avant la prise de vue.
La veille : faites un contrôle de faisabilité
Envoyez une confirmation qui tient sur une page :
- horaires d’arrivée et de départ ;
- nom du référent ;
- chambre et prestations incluses ;
- créneaux confirmés ;
- restrictions et espaces exclus ;
- solution prévue en cas d’imprévu.
Si un changement touche une scène importante, dites-le immédiatement. Une piscine fermée ne se règle pas avec une consigne « faites au mieux » si elle constitue le sujet principal du contenu.
La checklist générale de collaboration UGC permet de replacer ce contrôle dans le parcours complet.
À l’arrivée : cadrer, puis laisser travailler
Prévoyez un échange court pour présenter les lieux et confirmer les points sensibles.
N’ajoutez pas une longue liste de demandes nouvelles au moment de remettre la clé. Si un service souhaite un contenu supplémentaire, vérifiez son impact sur le travail et sur le devis.
Laissez ensuite au créateur l’espace nécessaire pour produire. Votre référent doit être joignable, pas forcément présent dans chaque plan.
Préparez aussi la sortie du séjour
Avant le départ, vérifiez que les séquences indispensables ont pu être tournées. Ce contrôle ne remplace pas la validation des fichiers montés, mais il peut éviter une reprise impossible.
Désignez dès maintenant la personne qui recevra et consolidera les retours. Conservez le brief final et les accords sur les changements.
Pour les usages de diffusion, complétez cette organisation avec le guide des droits d’usage des vidéos UGC côté hôtel, fondé notamment sur l’article L131-3 du Code de la propriété intellectuelle.
Une collaboration bien préparée ne demande pas une équipe de cinéma. Elle demande que les bonnes personnes aient confirmé les bonnes informations.
Questions fréquentes
Faut-il fermer des espaces pour le tournage ?
Pas systématiquement. Convenez de créneaux compatibles avec l’activité et d’un périmètre précis. Si une fermeture est nécessaire, elle doit être anticipée avec le responsable concerné.
Quelle chambre attribuer au créateur ?
Une chambre conforme à ce que la vidéo doit présenter. Si vous montrez une catégorie supérieure, identifiez-la clairement et ne la présentez pas comme une chambre standard.
Qui doit accompagner le créateur ?
Un référent disponible suffit souvent. Son rôle est d’organiser les accès et de répondre aux questions, sans imposer une présence continue si le tournage n’en a pas besoin.
Que prévoir en cas de mauvaise météo ?
Identifiez des séquences intérieures et les conditions d’un éventuel report avant l’arrivée. Un changement important du programme peut nécessiter un accord complémentaire.